处理客户投诉的原则和技巧

2024-05-18 17:29

1. 处理客户投诉的原则和技巧

1原则之一
顾客满意。每次投诉处理,最终都必须达到顾客满意,哪怕不是立刻达到,哪怕顾客也有一定的妥协,哪怕在此过程中要克服重重的困难,甚至让企业蒙受一定的损失,都要坚持第一个原则。我们要看到顾客的终身价值,以及一个不满意的顾客可能会影响到的其他消费者。
2原则之二
损失最小。在取得顾客充分谅解的前提下,投诉处理人要尽量减少顾客和商店的损失。能够修理的,不必非换新的;能够利用的,不要随意报废。哪怕给顾客换了一个新商品,旧的依然可以帮顾客修好作为备用。
3原则之三
第一时间。处理投诉必须迅速高效,如果无法立刻解决,或者不能确定何时能够解决的,要至少在第一时间安抚顾客,告之其问题正在处理中、遇到了什么困难、正在采取什么补救措施等等。
4原则之四
持续跟进。在投诉未完全处理完毕,或者处理完之后较长一段时间,仍必须对顾客进行持续的跟进,了解他的满意度,把不满彻底消除。要问顾客:“我们还是朋友吗?您原谅我们了吗?您还会继续支持我们吗?”
5原则之五
随时记录。把投诉处理的全过程记录下来,包括顾客的要求,达成的一致意见,备选的处理办法等等。这就是为什么当你拨打很多企业的客服电话时,都会被告知“您的通话可能会被录音,请谅解”。
6原则之六
亡羊补牢。每次投诉处理完毕,必须对相关责任人,尤其是干部提出整改要求,对企业的管理体制、供应商、流程提出改善建议,使同类过失减少发生。每个当事人都要从这次投诉中有所收获。
为了体现以上的原则,在投诉处理中,我们必须遵循一定的流程,确保最终和顾客达成彼此都乐于接受的结果。
第一步,倾听顾客的抱怨。
不要急着打断顾客,更不要做任何辩解,让顾客把全部的不满与苦衷诚恳地的听完。如果顾客情绪激动,必须作出必要的安抚:“没关系,您的问题我们一定会帮您解决的,您放心好了,有什么问题您慢慢说吧。”整个过程中,要注视顾客眼神和表情,千万不要显得若无其事、心不在焉。不断地用“嗯”、“是的”、“好的”、“哦”、“是这样啊”等语句来鼓励顾客继续说。如果顾客的确存在极大的不满,那么这个过程可以视为“心理净化”过程,当顾客把不满的情绪倾倒完毕之后,其实,已经原谅我们一半了。如果顾客是在欺骗我们,他所说的情况有隐瞒、演绎和捏造的成份,那么这个过程同样是一种净化,顾客即使想好了一套说辞来“欺骗”你,他也一定会留下破绽,假话毕竟是假话,一定存在逻辑矛盾,所以他说的越多,“暴露”的机会越大。
第二步,确认顾客的抱怨。
当顾客表达完之后,我们要重复顾客投诉的主要内容,确定我们要处理问题的性质与程度。“您是不是觉得看远不清楚?有多严重,什么时候发现的,除此之外,还有别的什么问题吗?看近呢?”无论对于“真投诉”的客人还是“假投诉”的客人,这一步都非常有必要。顾客为了引起你的重视并且获得谈判中更多的筹码,会把问题“添油加醋”,你所做的就是确定顾客最想得到的,或者最想解决的是什么?
第三步,认同并且道歉。
所谓认同,是表示你对顾客此时此刻的心情的一种理解,你也是一个消费者,你也遇到过不顺利的事情,所以你会感同身受。而道歉,不等于认错,道歉是表示对顾客的尊重,不管最后核实下来,责任在谁身上,我们都应该表示出歉意,毕竟顾客也不想折腾,这样折腾来折腾去,顾客总有损失,哪怕最后我们换一个新的商品给顾客,仍无法挽回顾客为此花费的时间和精力,以及精神上的损失。

第四步,找出原因。
我们必须找出异议的由来,如果是我们的错,敢于承认并立刻寻找补救的方法;如果的确属于顾客使用或适应的问题,也要努力证明给他看。特别是当问题发生在第三方比如产品的供应商,或者是物流公司,我们也要把问题视为自己的,千万不要在顾客面前把问题推给他人。你可以说:“哎呀,问题找到了,是供应商那边出了问题,真的给他害死了。您放心,我会帮您解决的,您稍等我一下。”这句话,虽然把问题的矛头指向了供应商,但解决问题的责任依然在你身上。
第五步,再次确认问题是否解决。
前一次确认,我们是确定了问题的情形、时间、程度、关键点和客户的要求,而现在我们需要确认顾客是否满意了,问题是否已经得到解决,并给予顾客进一步的承诺。“现在好了吗?……以后有问题尽管过来找我们,相信我们会帮您解决的。”

处理客户投诉的原则和技巧

2. 处理客户投诉的原则和技巧

一、处理客户投诉原则:
(一)要冷静:顾客不满情绪,容易激动,所以在处理时一定要冷静 不慌张、不推委,事缓则圆
(二)要冷却:先冷却气氛,对抱怨顾客的气氛和不满,我们首先要虚心的表示理解与诚心的接受,降低敌对的气焰。
(三)要真诚:要真心诚意地了解原因,确认事实的真相,合理圆满解决。

二、处理客户投诉技巧
1、耐心倾听顾客的投诉。顾客在投诉的时候,肯定会有很多话要说。这个时候,一定要认真倾听,绝不能表达出厌烦的情绪。
2、一定要善于掌握、安抚顾客的情绪。顾客一边投诉,一边会表达不满的情绪。这样,必须要合理、得体进行安慰,化解顾客不满的情绪。
3、对顾客的投诉要做好登记。为了很好地掌握顾客投诉的意图,所以要认真做好登记,以便进行分析、研究、解决。

3. 处理客户投诉的原则和技巧

耐心倾听顾客的投诉。顾客在投诉的时候,肯定会有很多话要说。这个时候,一定要认真倾听,绝不能表达出厌烦的情绪。一定要善于掌握、安抚顾客的情绪。顾客一边投诉,一边会表达不满的情绪。这样,必须要合理、得体进行安慰,化解顾客不满的情绪。对顾客的投诉要做好登记。为了很好地掌握顾客投诉的意图,所以要认真做好登记,以便进行分析、研究、解决。努力把事情办好为原则。顾客投诉来了,不要害怕,要站在事实的角度来解决,努力把事情办好、处理好。接到投诉,尽力把事情圆满解决好,以便让顾客感到满意。要综合运用相关的规章、制度、法律来解决,努力让顾客感到满意。

处理客户投诉的原则和技巧

4. 销售技巧:如何巧妙的应对客户投诉

 销售技巧:如何巧妙的应对客户投诉
                         要成功地处理客户投诉,先要找到最合适的方式与客户进行交流。很多客服经理都会有这样的感受,客户在投诉时会表现出情绪激动、愤怒,甚至对你破口大骂。此时,你要明白,这实际上是一种发泄,把自己的怨气、不满发泄出来,客户忧郁或不快的心情便得到释放和缓解,从而维持了心理平衡。此时,客户最希望得到的是同情、尊重和重视,因此你应立即向其表示道歉,并采取相应的措施。下面是我整理的,希望大家喜欢。
    
       
          技巧一:从倾听开始倾听是解决问题的前提。 
         在倾听客户投诉的时候,不但要听他表达的内容还要注意他的语调与音量,这有助于了解客户语言背后的内在情绪。同时,要通过解释与澄清,确保你真正了解客户的问题。
         “王先生,来看一下我的理解是否正确。您是说,您一个月前买了我们的手机,但发现有时会无故死机。您已经到我们的手机维修中心检测过,但测试结果没有任何问题。今天,此现象再次发生,您很不满意,要求我们给您更换产品。”你要向客户澄清:“我理解了您的意思吗?”
         认真倾听客户,向客户解释他所表达的意思并请教客户我们的理解是否正确,都是向客户表明了你的真诚和对他的尊重。同时,这也给客户一个重申他没有表达清晰意图的机会。
         技巧二:认同客户的感受
         客户在投诉时会表现出烦恼、失望、泄气、愤怒等各种情感,你不应当把这些表现理解成是对你个人的不满。特别是当客户发怒时,你可能会想:“我的态度这么好,凭什么对我发火?”要知道,愤怒的情感通常都会潜意识中通过一个载体来发泄。你一脚踩在石头上,会对石头发火,飞起一脚踢远它,尽管这不是石头的错。因此,客户仅仅是把你当成了发泄对象而已。
         客户的情绪是完全有理由的,理应得到极大的重视和最迅速、合理的解决。所以你要让客户知道你非常理解他的心情,关心他的问题:
         “王先生,对不起,让您感到不愉快了,我非常理解您此时的感受。”
         无论客户是否永远是对的,至少在客户的世界里,他的情绪与要求是真实的,客服经理只有与客户的世界同步,才有可能真正了解他的问题,找到最合适的方式与他交流,从而为成功的投诉处理奠定基础。
          技巧三:引导客户思绪 
         我们有时候会在说道歉时感到不舒服,因为这似乎是在承认自己有错。其实,“对不起”或“很抱歉”并不一定表明你或公司犯了错,这主要表明你对客户不愉快经历的遗憾与同情。不用担心客户因得到你的认可而越发强硬,认同只会将客户的思绪引向解决方案。同时,我们也可以运用一些方法来引导客户的思绪,化解客户的愤怒:
         1.“何时”法提问
         一个在火头上的发怒者无法进入“解决问题”的状况,我们要做的首先是逐渐使对方的火气减下来。对于那些非常难听的抱怨,应当用一些“何时”问题来冲淡其中的负面成分。
         客户:“你们根本是瞎胡搞,不负责任才导致了今天的烂摊子!”
         客服经理:“您什么时候开始感到我们的服务没能及时替您解决这个问题?”
         而不当的反应,如同我们司空见惯的:“我们怎么瞎胡搞了?这个烂摊子跟我们有什么关系?”
         2.转移话题
         当对方按照他的思路在不断地发火、指责时,可以抓住一些其中略为有关的内容扭转方向,缓和气氛。
         客户:“你们这么搞把我的日子彻底搅了,你们的日子当然好过,可我还上有老下有小啊!”
         客服经理:“我理解您,您的'孩子多大啦?”
         客户:“嗯……6岁半。”
         3.间隙转折
         暂时停止对话,特别是你也需要找有决定权的人做一些决定或变通:
         “稍候,让我来和高层领导请示一下,我们还可以怎样来解决这个问题。”
         4.给定限制
         有时你虽然做了很多尝试,对方依然出言不逊,甚至不尊重你的人格,你可以转而采用较为坚定的态度给对方一定限制:
         “汪先生,我非常想帮助您。但您如果一直这样情绪激动,我只能和您另外约时间了。您看呢?”
         技巧四:表示愿意提供帮助
         “让我看一下该如何帮助您,我很愿意为您解决问题。”正如前面所说,当客户正在关注问题的解决时,客服经理应体贴地表示乐于提供帮助,自然会让客户感到安全、有保障,从而进一步消除对立情绪,形成依赖感。
          技巧五:解决问题 
         针对客户投诉,每个公司都应有各种预案或解决方案。客服经理在提供解决方案时要注意以下几点:
         为客户提供选择。通常一个问题的解决方案都不是惟一的,给客户提供选择会让客户感到受尊重,同时,客户选择的解决方案在实施的时候也会得到来自客户方更多的认可和配合。
         诚实地向客户承诺。因为有些问题比较复杂或特殊,客服经理不确信该如何为客户解决。如果你不确信,不要向客户作任何承诺,诚实地告诉客户,你会尽力寻找解决的方法,但需要一点时间,然后约定给客户回话的时间。你一定要确保准时给客户回话,即使到时你仍不能解决问题,也要向客户解释问题进展,并再次约定答复时间。你的诚实会更容易得到客户的尊重。
         适当地给客户一些补偿。为弥补公司操作中的一些失误,可以在解决问题之外,给客户一些额外补偿。很多企业都会给客服经理一定授权,以灵活处理此类问题。但要注意的是:将问题解决后,一定要改进工作,以避免今后发生类似的问题。有些处理投诉的部门,一有投诉首先想到用小恩小惠息事宁人,或一定要靠投诉才给客户应得的利益,这样不能从根本上减少此类问题的发生。
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5. 销售人员解决客户投诉技巧

      我们不得不承认有销售服务就有客户投诉,即使是最好的企业与最优秀的销售人员都避免不了客户投诉,因为世界上没有完美的产品,也没有百分之百完美的服务,销售人员如何有效解决客户投诉呢?下面是我为大家收集关于销售人员解决客户投诉技巧,欢迎借鉴参考。
         
          一、改变商谈时间 
         在处理难缠客户的投诉时,投诉处理者若因必须先请示领导再洽谈,应请求客户理解,改变商谈时间。因人物、时间和场合的不同,客户的表现也会有所不同,从而缓和气氛,消除难缠客户的不满情绪。展厅是销售的地方,不是处理客诉的地方。对于销售投诉,千万不要在展厅和客户理论,一定要拉客户进专门的办公室,点烟倒茶,坐下慢慢唠,总能谈出一个共识来。
          二、适时寻求他人帮助 
         若投诉的客户变得难以控制或威胁要使用暴力,投诉处理者就应寻求帮助:请出上司,郑重地对客户说“我想请主管/老总直接与您商谈”,获得允许后,交换谈话对象。这也是给客户一个台阶下,有时候客户投诉,也许就是要表达一种被重视的感觉,有时候客户给你的上司发泄几句牢骚,也许抱怨已经消除大半。适当的学会乾坤大挪移,还是必须的,当然你要分清楚,不要非常好搞的客诉还交给上司,那你就找抽了。
          三、礼貌地重复你能做什么 
         当难缠客户坚持无理要求时,你应该告诉他你能做什么,而不是你不能做什么!要不断地重复这一点。当难缠客户坚持他的要求,而这种要求根本就不可能满足时,客户就会不断提出这种要求。这时,客户很容易翻脸。因此,此时此刻,你要设法避免客户有爆发性的投诉。怎么做呢?做到礼貌地重复。
         如果客户一直坚持其无理要求,你不要跟他说:“不行!不行!”或“你别做梦了!”等,不要直接回绝,而应当明确告诉他你能够做些什么,不断地重复这一点,有礼貌地坚持原则,让客户明白你的底线在哪里。如果客户放弃了,投诉处理就结束了;如果客户依然不放弃,那就可能牵扯到你的上级主管来进行解决了。
          四、做一个问题解决者 
         难缠客户投诉时,你要做一个问题解决者,对事不对人。也就是说,你要学会做一个就事论事、解决问题的人。面对难缠的客户时,投诉处理者应永远提醒自己:我的工作是解决问题,在处理投诉的时候要解决问题。当你把问题解决了的时候,投诉自然就被化解了,因为问题分歧才是客户投诉的根源所在。
          五、征求对方意见 
         征求意见是为了让客户感到受到尊重,受到重视,目的是了解客户的有时,企业或销售人员面对客户的投诉,束手无策,由于平时没有学到化解客户投诉的技巧,致使客户更加不可理喻,更加愤怒,以至于使事情更加恶化。
          六、让客户倾诉,给其发泄的机会 
         当客户气急败坏地带着问题前来投诉时,你不要打断他的倾诉,切勿胡乱解释或马上下结论。让客户倾诉能消除客户愤怒,使其情绪放松,就像给充满的气球放气一样,这时最重要的是先让客户平息怒气。同时,在客户说话的时候,用点头、微笑或适当的皱眉,表示你一直在倾听,并认真地记录下客户投诉的要点。
         在客户发泄情绪时,你尽可能发问一些开放性的问题,让客户多说话,例如,“怎样……?”“何时……?”“谁……?”“为什么……?”等,每当有需要时应立即澄清疑点,但不要发问带有判断性的问题,并且避免用不信任的语气质问投诉的客户,例如, “你肯定事情确实是这样吗?”“……恐怕不是你投诉的根本原因?”等等。
          七、对投诉客户表示同情和理解 
         在处理客户投诉时,投入感情说明你能感受客户的心情,但这并意味着你同意客户的观点。其中一个可取的技巧是,赞同投诉客户一些没有谴责成分或不违反你单位的方针和目标的说法。你可以说: “我十分同意……”或“你可能是对的”。你通常也可以认同投诉客户所说的事实、毋庸置疑的一些大原则,以及投诉客户有坚持己见的权利。要是投诉客户的心情尚未平息下来,切勿与他争辩一些事实,或质疑他提出的论点所持的理据和逻辑。
         你可以试用以下短语表示对客户的同情和理解: “太不幸了,我感到很遗憾发生这种事情。”
         “你说得对,谁都不愿遇到这样的事情。” “很抱歉我们让您感到失望。”
         “我知道您为什么这么生气了。” “我能想象你当时是多么的麻烦。” “我非常理解你现在的感受。”
          八、预测投诉客户的需求 
         在化解客户投诉的时候,如果客户情绪激动,怒气冲天,我们首先要做的事情就是正确预测客户的需求(信息需求、环境需求和情感需求),特别是客户情绪发泄的需求。要有心理准备,特别是被痛骂的心理准备。
         1.信息需求。怎样预测信息需求呢?通常,客户的投诉是因企业服务失误或者是产品出现问题而导致的,我们需要迅速帮助客户判断问题产生的原因,这就是客户的信息需求。
         2.环境需求。投诉客户的情绪往往比较激动,更需要得到你的重视和尊重。如果你不重视他,甚至表露出不屑一顾的样子,他就会更加气愤。这时,我们需要将客户请到接待室,以避免客户在很多人面前大声吵闹,影响到其他的客户。你应请客户到屋里坐下来慢慢谈,给客户倒杯水稳定一下情绪,万万不可与客户针锋相对,那样只会越来越糟。
          九、真诚地向投诉客户道歉 
         预测到客户需求之后,不能满足客户的心理需求怎么办呢?通过道歉。因为客户在投诉的时候,首先需要有一个人站出来承担这件事情的责任。如果在化解投诉的时候,你能够一开始就真诚地致歉,那么客户的这种心理需求就能得到满足。
         如果确实有错,不管是不是你犯错,都要代表公司向客户真诚地表示歉意,不要试图推卸责任或责备其他人,记住,客户仅仅是想解决问题而已。即使错不在你的公司,也可致歉,因为道歉是平息投诉客户不满情绪的有力武器。在这种情况下,你可以致歉但不必承认你的公司有错,例如,“这件事令您对我们感到不满,我们深感抱歉。”同时,感谢客户的投诉,因为他们在提醒我们忽略的问题。
          十、巧妙答复客户,找到令其满意的解决措施 
         有时,你仅仅通过倾听、同情和真诚道歉等就能平息客户的情绪。有时,他们要求更多,例如,更换产品、返工或者退款。对于客户的投诉,如果能当场解决问题,绝不要拖延到明天。如果不能当场解决,也要采用合理的方式答复客户。
         1.立即答复。对于那些信息充分、可以确定无疑地做出判断,并且有足够权限采取行动的投诉,投诉处理者应立即答复客户,越快越好。
         2.延期答复。对于那些投诉的信息还需要进一步调查或验证才能做出判断,或者没有足够权限采取行动的投诉,投诉处理者应告诉客户延期答复的时限,并通过何种方式来及时通知他们进展的情况。
         3.转移答复。对于不在你职权范围内处理的投诉,需要转移给规定专业人员或机构进行答复。当你转移投诉时,你一定要确保将投诉转移给适当的人员或机构处理,并向这些人员或机构扼要叙述全部有关情况,转交相关材料,然后再让投诉客户与这些人联络。
          专家点拨 
         化解客户投诉时,我们对客户投诉处理者要求的普遍认同观点是:“态度第一,技巧第二”。投诉处理者除了要有纯熟的业务知识,通晓心理学及相关法律、条例,掌握沟通方法等技巧外,更要有悲天悯人的同情心,急客户之所急,想客户之所想。

销售人员解决客户投诉技巧

6. 处理顾客投诉的原则

做生意不仅要创造顾客,更要留住顾客。无论处理什么样的抱怨,都必须要以顾客的思维模式寻求解决问题的方法。那么下面是学习啦小编整理的处理客户投诉的基本原则,就随学习啦小编一起去看看吧,希望您能满意,谢谢。
  处理客户投诉的五个基本原则:
  处理客户投诉的基本原则一、正确的服务理念
  需要经常不断地提高全体员工的素质和业务能力,树立全心全意为顾客服务的思想,“顾客永远是正确的”的观念。诉怨处理人员面对愤怒的顾客一定要注意克制自己,避免感情用事,始终牢记自己代表的是公司的整体形象。
  处理客户投诉的基本原则二、有章可循
  要有专门的制度和人员来管理顾客投诉问题,使各种情况的处理有章可循,保持服务的统一、规范。另外要做好各种预防工作,使顾客投诉防患于未然。
  处理客户投诉的基本原则三、及时处理
  处理抱怨时切记不要拖延时间,推卸责任,各部门应通力合作,迅速做出反应,向顾客“稳重+清楚”地说明事件的原由,并力争在最短时间里全面解决问题,给顾客一个圆满的结果。否则,拖延或推卸责任,会进一步激怒投诉者,使事情进一步复杂化。
  处理客户投诉的基本原则四、分清责任
  不仅要分清造成顾客投诉的责任部门和责任人,而且需要明确处理投诉的各部门、各类人员的具体责任与权限以及顾客投诉得不到及时圆满解决的责任。
  处理客户投诉的基本原则五、留档分析
  对每一起顾客投诉及其处理要做出详细的记录,包括投诉内容、处理过程、处理结果、顾客满意程度等。通过记录,吸取教训,总结经验,为以后更好地处理地好顾客投诉提供参观考。
  留住客户的方法:
  一:时刻留意客户的动向
  我们需要建立一个有效的信息系统来关注我们的客户的动向,什么时候离开的?遇到了什么问题?对我们的看法和意见?我们要做的就是清楚的知道客户的问题是什么和导致这种问题发生的原因。我们可以通过研究一流公司留住客户的技巧,以此为鉴设立服务基准;打电话给客户征询他们的意见改善服务等等客户最清楚如何改进才能令他们满意。已经离开的客户能告诉你其中的原因,他们能为你提供一个独特的看待经营情况的角度。
  二:树立切实可行的服务目标
  不能被一块石头绊倒两次说的就是这个道理-,一个客户因为某一个问题离开了不能让其他的客户因为同样的问题而再次离开,当第一个客户离开的时候。你就应该警觉起来,不能让悲剧再次重演,建立制定一个切实可行的服务目标不失为一种良策,尽量使目标量化越具体越好实施并在我们能力控制的范围之内。要使目标被公司的每一个员工所熟知,也要褒奖表现出色的员工树立典范。
  三:服务瑕疵,有效更正
  您是否因为关键部件或设备交货太迟而遭到客户的抱怨甚至导致客户恼羞成怒?其实这种情况是大家都不愿看到的,但如果服务一但出了问题就要实施有效的更正策略。道歉承认错误必不可少,感同身受的去舍身为客户着想,迅速处理解决问题,设法补偿,这样及时补救策略会让客户心理平衡一些,最重要的是使客户的经济损失最小化。
  四:加强与客户的有效沟通
  沟通好了自然客户想什么我们都比较清楚,但要清楚的是有效沟通,无效的沟通只能招来客户的反感,其结果不言而喻。但如果与客户无障碍的交流,我们对客户的问题及需求才会更好的把握,才能让服务更贴心到位。
  五:用文化把客户留下
  创造良好的服务文化,用文化氛围熏陶感染客户,相信令人信任,敬仰的和内涵丰富深远的文化,一定有助于留住客户的心。

7. 处理顾客投诉的原则与技巧

顾客投诉是任何一个药店都不想遇到的事情,但他确是销售过程中不可避免的一环,如果处理不好就会引起很大的麻烦,所以针对顾客投诉的处理技巧,就变得尤为重要。笔者经过分析,认为应该从以下几个方面入手。



一、准确了解顾客的4种投诉原因

1、产品的质量原因。

可分为质量标准不达标和质量缺陷,相对来说,质量缺陷比较好解释。这一点对于药品来说非常重要,不要轻易的下结论,需要由公司派专业人员进行鉴定,根据鉴定结果再来确定处理方式。

2、药店的服务原因。

可以分为药学知识传达不准确和服务的态度不恰当两个方面,作为零售服务部门,这两点无论是哪个方面都是不应该出现的,如果是药学知识传达不准确,需要联合厂家和公司培训部门对药店营业人员进行专业化的培训,提高营业员的药学专业素质;如果是服务态度不恰当,同样需要对员工进行培训并提出批评改进意见。

3、功效夸大的原因

这一点在药品销售中时绝不允许的,有的营业员为了完成销售指标,会夸大治疗效果和范围,如果出现这种情况。要对员工进行严厉处罚,严重的要进行辞退。

4、顾客心理原因

顾客在购买产品后没有安照要求服用或者未出现预期的效果,或者出现自己无法理解的症状现象时,就对产品或药店产生了怀疑。这个时候店员应该耐心细致的进行解释和化解,打消顾客顾虑,遇到这种情况,店员一定不能紧张,也不能激动,毕竟顾客不是专业人员,要用通俗的语言把专业的知识传达给顾客。



二、处理顾客投诉需掌握的8个流程

1、第一时间填写客户投诉登记表。

作为药店,要第一时间填写顾客投诉登记表,不管是什么原因,不要随口承诺或敷衍了事,要给客户一种规范化的感觉,另外,投诉等登记后有利于公司进行统计汇总,制定有针对性的整改措施,以避免以后出现类似情况。

2、立刻安排人员电话沟通了解信息。

药品的功效解释权一般在厂家,要安排人员与厂家的专业人员进行沟通,以获得准确的产品质量信息。

3、针对信息确定投诉原因及责任归属。

根据以上两点,基本可以确定产品的投诉原因和责任归属,可以判断是厂家,还是连锁,是药店存贮原因,还是运输物流原因,便于有针对性的进行解决。

4、及时向上级汇报并提出处理意见。

确定好原因和责任归属后,立即向上级领导汇报,并提出处理意见,并从上级领导处获得更好的处理建议。

5、安排专业人员按规范进行处理。

一般对于非质量投诉,有经验店员或店长就可以进行处理。如果涉及到质量问题,一定要安排专业人员进行处理,避免出现更严重的后果。

6、客户签订同意书。

处理完毕后,一定要与顾客签订投诉处理同意书,避免后期产生重复或不必要的纠纷。

7、将同意书交公司存档并总结。

同意书与登记表可以同时交由公司进行存档,利于公司进行大数据分析,防患于未然。

8、跟进客户反馈,避免其他问题出现。

处理完后不能感觉万事大吉,放松要求,要与客户及时进行反馈,并进行沟通,彻底打消顾客疑虑,挽留住顾客信任。



三、处理客户投诉坚持的5个要点。

1、认真仔细倾听客户陈述。这是对顾客的尊重,不管是谁的责任,店员要换位思考,先让顾客将情绪发泄完毕,避免情绪激化,小事化大。

2、针对客户陈述与药品本身进行分析。要就事论事,对顾客陈述的本身和药品本身进行针对性的分析,不能东拉西扯,顾左右而言他。

3、双方友好协商。一切的基础是要保持双方友好协商的氛围下进行,这样,顾客的情绪才能的到抚慰,有利于事情的解决。

4、坚持原则。质量问题和非质量问题的处理方式和后续结果是截然不同的,不能随意定性时间本事的性质,要坚持原则。

5、提出处理方案建议。在顾客面前,不能推诿,也不能踢皮球,如果是非质量原因,在公司认可的情况下,要当场提出处理方案建议,体现时效性和诚意,大小顾客疑虑,不能无限期拖下去。越早解决,事情越小。



四、处理过程中7个关键要素

1、一定要耐心。这体现了店员素质和企业的正面形象。

2、态度一定要好。伸手不打笑脸人,始终保持微笑的态度对事情的解决非常重要。

3、流程回复一定要快。这一点要求整个连锁企业制定一套完善的异议处理SOP时间图表,对于责权利进行分解和分工,根据事情大小进行及时的解决与回复。

4、言谈一定要注意对象和场合。这种现象一般要在店长办公室进行,不要在营业场所或收银区域进行,避免造成不利影响。

5、补偿要大于产品本身,但要注意度的掌握。一般情况下超出顾客预期的补偿会使顾客感觉药店的大气和高效,以及感觉对自己的重视,所以超出产品本身价值的补偿很重要,毕竟这种事情是小概率时间,这样有利于留住老客户。

6、重要问题最好有领导到场。领导的在场能够使顾客感觉到药店对自己重视,在心理上容易接受,有利于问题的处理。

7、要有几套备选方案。根据以往的处理方式及效果,准备几套处理方案。



五、针对特殊客户处理的的6个方法

1、让顾客充分发泄,发现完之后问题一般就解决一大半,严禁与客户进行吵架。

2、诚恳的道歉。如果是药店的原因,道歉一定要诚恳,不能应付了之。

3、认真记录。在客户面前认真就每一个细节,即有利于公司了解情况又有利于顾客对药店专业性的认可。

4、当场提出初步解决办法。避免事态扩大,一定要当场给出解决办法。

5、征求客户意见。体现对顾客的尊重,将客户意见汇总上报公司,非原则问题可适当妥协。

6、跟进后期的服务。避免出现反复。

六、总结

顾客投诉有的时候只是一种情绪的宣泄或者一种不安全感的体现,不一定是质量问题或顾客有意要没事找事,作为店员,一定要体现药店的专业性和人性化,以友好的态度,积极地进行解决。当然,药品作为一种特殊商品,关系生命安全,安全质量无小事,要求我们员一定要提高思想意识,提高专业水平,认真准确的为顾客解释和服务,遇到问题及时向上一级质量部门汇报,将伤害和损失降到最低

处理顾客投诉的原则与技巧

8. 处理客户投诉要坚持原则

 处理客户投诉要坚持原则
                      在处理客户投诉时你是不是毫无原则地顺从客户的意见呢?下面处理客户投诉要坚持原则是我想跟大家分享的,欢迎大家浏览。
    
    俗话说:“没有规矩不成方圆”,在处理客户投诉这件事情上,相信很多企业都有自己的原则。无论每家企业有着怎样的处理原则,总的来看,处理客户投诉时应遵循以下几大原则:
     一、以诚相待原则 
    归根结底,处理客户投诉的目的是为了获得客户的理解和再度信任,这就要求企业的投诉处理者在处理客户投诉时必须坚持以诚相待的原则。 自古以来,人与人之间的接触往来、客户与商家之间的信赖关系等,都是在“诚意”的基础上建立起来的。和人交往要有诚意,如果没有诚意就没有信赖,和客户之间即使纠缠不清也要拿出诚意来。我们知道,投诉的客户中有些是情绪上的冲击,有些则是要求金钱或物质方面的赔偿。当然,有些也可能产生想要好好整一下对方的心态,并借着投诉的名义来进行敲诈、勒索,而且这样的情形也不在少数。对于这样的客户,若让他们觉得“这家公司很不诚实”、“我感觉不到他们的诚意”,那就完了。为什么这样说呢?因为你们以后不用再交涉了,结果多半是通过法律途径解决纠纷。很多客户正是感觉不到商家的诚意而不再期望有什么交涉结果。因此,可以肯定,若不能做到给人诚恳真挚的感受,其结果基本上都无法解决客户投诉。值得强调的是,以诚相待地去解决问题,并不是惟命是从,而是要先自问:“我方错在哪里”,若真有错误,就应该好好想一想该如何处理。然而,以诚相待,说起来简单做起来难,它要求投诉处理者不但要有超强的意志,还要有牺牲自我的精神,去迎合客户,恰当处理客户投诉的问题。
     二、表示欢迎原则 
    我们常常说:“顾客就是上帝”,这是有一定道理的。可是,很多投诉处理者无法接受这个事实,认为这不符合事实,金无足赤,人无完人,客户也会犯这样或那样的错误,并不见得事事处处都是有理的。这种想法并非没有道理,但处理客户投诉不是澄清是非的讲座会,其目的不在于辨明谁对谁错,在客户面前,投诉处理者的工作是解决问题。因此,客户就是上帝,客户永远是对的,客户的一切意见和建议都应该成为售后服务活动的行动指针。投诉处理者既不能逃避问题,也不能深感厌烦,而应表示竭诚的欢迎。
     三、换位思考原则 
    客户前来投诉时,投诉处理者应站在客户的立场上想问题。也许没有投诉是买卖双方都非常希望的事情,但有时投诉的确是无法避免的。在投诉无法避免的情况下,身为商家,必须懂得换位思考,站在客户的立场上考虑问题。这一原则是有效处理投诉的条件。不难理解,客户投诉一旦产生,客户自然会强烈认为自己是对的,并会要求商家赔偿等值产品或者道歉。但身为卖方,通常会将投诉处理不合理化,以尽量将损失压至最低。显而易见,两者的立场不同,彼此往往互相较劲,都不肯退让。但是对于交易卖方来说,和客户争吵是一点好处也没有的,即使赢了,客户也不会再来第二次。因此,处理客户投诉时,投诉处理者一定要避免争吵,而站在客户的立场上来考虑问题:“如果自己是客户会怎么做?会不会也提出不满呢?”
     四、绝不争辩原则 
    处理客户投诉时,投诉处理者应永远不要与客户争辩,这是尊重的需要、让客户发泄的需要,更是解决问题的需要。否则,会让客户觉得自己没有受到应有的尊重,感情上受到了伤害,同时也延长了客户沉浸于“不幸”之中的时间,更让客户觉得投诉处理者在推卸责任,这会使客户感到更加愤怒和绝望。因此,无论客户怎么无理取闹,投诉处理者绝不能与客户争辩。
     五、满足需要原则 
    当客户进行投诉时,我们该如何处理呢?是处理完手头的工作后,再把注意力转向客户?是抬起头来,笑一笑或跟客户打声招呼,然后继续干完自己的事?是抬头说一句“请稍等”,然后尽可能快地于完手头的工作,再来接待客户?还是立刻放下手头的工作,全神贯注地接待客户呢?从客户的角度来说,他们一定希望采用最后一种做法。对投诉处理者来说,没有比满足客户需要更重要的事情了。当然,也有可能出现极端的情况,比如,投诉处理者正在接一位投诉客户的'电话,这时另外一位投诉的客户走了过来。该让谁等呢?也许此时第三种方法更合适。如果这种情况出现的次数增多,那么,企业应该考虑增加相关投诉处理者的人数。
    无论怎样,满足客户需要是投诉处理的首要任务,其基本守则如下:
    1.看到客户的第一眼马上打招呼。这虽然只是一个简单的要求,但却显示了投诉处理者对客户的重视程度。即使在特殊情况下无法立即开始交谈,也需要表示出对客户的注意和随时准备为其服务的意向。
    2.在接待投诉客户时,应该尽可能排除其他外来干扰,若干扰强烈,必须及时处理时,需以最快的速度向客户解释,征求客户同意后,再转移注意力,处理完干扰后,应立即将全部注意力转回到投诉的客户身上。
     六、迅速解决原则 
    处理客户投诉应以迅速为本,因为时间拖得越长越会激发投诉客户的愤怒,同时也会使他们的想法变得顽固而不易解决。因此,不可拖延,而应立刻采取行动解决问题。事实上,对于某些问题,客户常常会要求商家尽快处理,他们会说:“尽快帮我修好”“赶快过来”“马上给我解决”等等,这里的“尽快”“赶快”“马上”比任何处理方式都能赢得客户的好感,同时也能讨到他们的欢心。因此,迅速处理原则是处理客户投诉的最基本也是最重要的原则。
     延伸阅读: 
     如何正确处理顾客投诉 
     一、认真倾听,了解诉求 
    案例:某天早上刚开门不久,一位年轻的顾客急冲冲的冲进我们店里,手上提着娇兰佳人的购物袋。我马上迎上去询问:“美女,您好!请问有什么可以帮到您的吗?”女顾客说:“我要退货!”我问:“您为什么要退货呢?请问您购买了什么产品?”顾客回答:“我买的一套彩妆产品感觉不好用,根本没有你们导购员介绍的那么好。我要退货,不给我退就投诉你们!”听后,我心里咯噔一下,赶快稳定心神回应:“您好,我是本店的店长!有什么问题您可以告知我,我帮您解决!请问您在使用产品过程中,是按照怎样的步骤和方式的?”
    在与顾客的一番交谈后,我了解到该位顾客应该是刚学化妆的,于是,进一步解释:“刚接触彩妆时,如果使用方法不当,会导致效果不明显。”最后,我用顾客购买的化妆品给她化了一个妆,并详细介绍每一款产品的使用方法和步骤,并告知她需要注意的细节问题。画完后,顾客满意地点点头,对我不停的说谢谢,还向我咨询了一些保养的小方法,最后欢快离开。
    总结:处理客诉要做到:①认真听取投诉意见,照顾顾客的情绪,找出问题所在;②设身处地站在顾客的立场,为对方着想;③保持心情平静,就事论事,自信从容面对;④做好细节记录,感谢顾客积极反映问题;⑤掌握重点,了解症结所在,提出解决方案。
    案例:去年在礼泉店,一位顾客使用欧莱雅后有过敏反应,过来门店投诉,一直说我们卖假货,要求退钱和赔偿医药费。当时店内还有别的顾客,我就把顾客请到没人的地方,认真询问她之前用什么产品。顾客说她之前用S品牌,后来听朋友说欧莱雅的效果好,就买了欧莱雅。但是用了两次后,感觉脸上有刺痛感,最后还去诊所买了过敏药。通过她的描述,我分析她应该不属于过敏,可能是因为皮肤太干,而之前用的产品又比较基础,所以会出现发红、刺痛的状况。于是,我便仔细跟她分析她的皮肤状况,告诉她出现这样的情况应该怎样护肤,提醒她平时也要用霜和面膜。最后,顾客的态度慢慢转好,不但没有退货,还买了霜和面膜。后来也一直是我们的忠实会员。
    总结:做了快2年的店长,在处理投诉问题也有一些心得:①注意我们的服务态度,了解原因;②给顾客分析情况,若是我们的责任,绝不推脱,做出解决方案;③定期回访。
    案例:我在广汉汉口店处理过一次过敏事件。一位中年女性用了M面膜,脸上起了一些小红疹,她当时气势汹汹的走进来,大吼要退货!这时,我连忙上前安抚,叫她不要激动,因为生气会加速血液循环,脸上的疹子会更红。顾客听后,情绪开始慢慢缓和下来。
    接着,在协商的过程中,我发现这位顾客虽过敏,但情况并不严重,应该是在皮肤过于干燥的情况下产生的营养过剩状况,但最后我还是给她退了货,并跟她交代了过敏需要注意的事项。半个月后,这位顾客又来店里了,说脸上的红疹没过几天就好了,解释当时是自己太紧张了,觉得特别不好意思,在我们店里大吵大闹。那个时候,我突然明白了一个道理:其实顾客消费的并不完全是产品,更多的是我们的服务。
    总结:成功的客诉处理结果,应该是在一定的原则范围内,尽最大可能让顾客满意,并通过客诉处理,让顾客对我们更加认同和满意。在处理客诉时,不能让投诉的顾客影响到卖场的正常经营,应该将顾客带到休息室等地方,了解顾客诉求,与顾客进行友好协商。在客诉处理完毕后,还要对顾客表达谢意与歉意,并叮嘱后续有什么问题可以随时联系我们。只要顾客还愿意来找我们,就预示着我们并没有因为客诉而失去了这位顾客,在未来的交往接触中就还有产生业务的可能。
     二、无惧投诉,自信应对 
    案例:记得那天天气很炎热,我正在收银台看报表,突然,一个姑娘气冲冲走进来说:“我要退货!我怀疑你们的产品有问题,这和我在成都商场买的气味不一样。”看见这位姑娘正在气头上,我耐心的跟她解释,但顾客就是不听,最后还气冲冲走了。过了一会,我就接到了3.15的投诉电话。听后我心想,如果一开始给顾客退货是不是就没事了?但又转念一想,如果给她退货了,就相当于承认我们卖假货了,这是在砸自己的招牌啊!于是,我马上打电话给公司采购总监反映情况,联系该产品的厂家提供商品合格证、进货许可证、商品检验证等。
    去到3.15投诉室后,我把证明材料交给调解员。调解员查看资料后,叫我们自己调解。看到顾客上班迟到了,我最后决定给她退货。顾客不感谢,反而说我刚才就应该给她退。我连忙正色道:“如果我刚才就退给您,您肯定认为我们的产品是假的。现在提供材料给您看,是为了证明我卖的都是正品,假一赔十,也希望您以后能继续到我们店买东西。”调解员听后也笑着说:“就是。”最后我们很高兴地解决了这件事。
    总结:通过这件投诉事件,我了解到其实很多消费者对产品的认识都比较欠缺。如果顾客来找我们投诉,我们除了要安抚好他们的情绪,也要肯定自己的产品,不能毁了店铺的信誉。
    案例:最近我们在Z品牌的活动中遇到一件投诉:一位女顾客购买了一件特价产品,在活动结束后10天,她拿着没有包装和小票并且已经使用了约1/5的两瓶产品过来店里退货,反映产品使用后比较干燥且酒精味浓。了解情况后,我耐心地为她分析她的皮肤状况以及解释产品的成分。至于退货,因为顾客使用后没有过敏等不良反应,也不存在产品质量问题,所以不符合退换货条件,顾客听后也没有反驳。
    但她马上又将焦点转到BA身上,认为BA为她推荐了一款不合适的产品,并再次要求退货,情绪非常激烈。当时这位BA已经下班,听说情况后,马上回店里处理。最后,在我们的耐心解析下,顾客请我们的BA为她推荐了一款面膜,也重新接受了这套产品。
    总结:对于顾客投诉,我们要以一个积极的心态去应对,要为顾客着想,让顾客感受到我们的诚意。如果顾客的投诉符合公司的退换货规定,并且通过劝解后,顾客仍然坚持要退货,此时应该满足顾客的退货要求,并且在规定允许的情况下,送一两件赠品安抚顾客的情绪,不让投诉事件影响顾客的印象与今后的光顾;如果顾客的投诉不符合公司的退换货规定,也不能因为顾客的情绪表现激烈就违规退货。
     对于投诉事件,优秀的区长和店长们还有哪些处理的方法和心得?一起来看看吧。 
     一、细心分析,专业解决 
    遇到顾客的过敏投诉时,首先我们要安抚好顾客的情绪,当顾客情绪比较激动时,我们要真诚地向顾客表示我们的歉意。当顾客的情绪缓和之后,我们再开始询问了解她有没有过敏的历史,有没有对某种成分过敏,最近几天是否有吃海鲜类的食物。在询问的过程中,我们要注意观察顾客的过敏症状,分析他是否是以下的原因造成的:
    1、很少使用化妆品的人,第一次接触时皮肤会不适应,有一些疼痛感、起红疹等;
    2、经常使用一个牌子的化妆品,在换其他产品的前期,皮肤也会出现长痘、长疹子、发红、有疼痛感等症状;
    3、每年的春秋季节,都是过敏高峰期,很多人会对花粉、螃蟹等过敏。
    处理客户投诉要秉承“客户就是情人”的理念,并且做到以下几点:
    1、耐心多一点
    我们在处理投诉时,要耐心地倾听顾客的意见,不要轻易打断顾客的叙述。顾客发完牢骚和意见后,与我们减少了沟通上的障碍和困难,就能够比较自然地听得进我们的解释和意见。
    2、态度好一点
    顾客的牢骚、抱怨、投诉都源于对我们的产品或服务的不满意,因此,在处理过程中,我们态度要诚恳、礼貌,以降低顾客的抵触情绪和怒气。
    3、动作快一点
    处理投诉的速度一定要快,这样一可让顾客感到我们对她的尊重;二可表达我们解决问题的诚意;三可防止顾客的负面渲染对公司造成更大的伤害。
    相信所有的店长都会在门店遇到顾客上门投诉的情况。之前我们就遇到一位顾客,说在我们这买的护肤品用后特别不舒服,过来又吵又闹。在这种情况下,我觉得先不要着急跟顾客解释产品的问题。首先,要关心顾客,安抚她的情绪,让他冷静下来。其次,再试着询问顾客的使用方法以及是否有过敏的症状。这样下来,顾客就会觉得我们愿意主动承担责任,而且是在以专业的态度和能力解决问题。最终,就会赢得顾客的认可和信赖。
    对于客诉,很多店员都很头疼,有些店员甚至不敢、不愿意接待。我认为,接待投诉的顾客一定要做到以下几点:
    1、注意聆听
    顾客投诉肯定是因为有不满的情绪,我们要耐心聆听她对产品、服务或者是其他问题的意见,让他宣泄不满情绪。切忌不要打断顾客的说话,也不要急于反驳,更不能起正面冲突。
    2、不推诿
    很多员工对于客诉都很排斥,不愿意接,有时还以“负责人不在”为借口推诿。其实大部分人都是讲道理的,即使员工没有权限也可以先跟顾客沟通,接着再与负责人协商解决此事。
    3、注重分析
    遇到客户投诉的案件,应帮顾客分析。例如顾客在门店买的面膜使用后产生过敏现象,店员应该详细了解情况,分析原因,给出解决方案,最后与顾客达成一致。
     二、注重记录,跟踪回访 
    在处理顾客投诉的问题上,我们应该做到:①首先得树立“顾客是对的,顾客就是上帝” 的信念;②认真听取顾客的叙述,在顾客讲诉的过程中,不要打断,注意顾客说话的表情、语调和音量等;③记录顾客叙述的要点,让顾客感受到我们对她的重视;④根据顾客的叙述,征求顾客的意见,迅速给出解决的方案;⑤询问顾客对于投诉处理结果的意见。
    处理顾客投诉有四个步骤——望、听、问、找。
    第一、 我们在处理顾客投诉时,首先采用“望”,即先通过眼睛的观察了解顾客的基本情况,如年龄、皮肤状况、顾客的情绪等;
    第二、 学会“听”。在处理投诉的过程中,我们要善于倾听。倾听是最有效的安抚手段之一,认真倾听顾客的投诉内容很重要,这个阶段的“听”有两个作用:一是了解顾客投诉的主要内容;二是让顾客及时发泄不满情绪;
    第三、通过倾听,我们大致可以了解顾客投诉的内容与原因,而这时顾客也差不多将不满情绪发泄完。接着,我们可以通过“问”的方式来具体了解引发投诉的主要原因。通过针对性的提问,可迅速掌握所需的信息资料;
    第四、通过收集到的有效信息,我们就可以通过各种方法与手段进行求证,找出根源。
    最后,针对根源问题给出处理方案,并对该名顾客进行跟踪服务,了解顾客对处理结果的满意度,还要定期回访,了解该顾客的最新情况。
     扩展:  服务行业处理客户投诉的礼仪 
    客户投诉是办公室经常遇到的问题,因此,如何有效地处理各种投诉也是当今各个行业的难题题。处理客户投诉必须掌握方法,无论受到怎样的责难或是批评,都应虚心受教,诚心对待,即使再严厉的的责备也是如此,绝对不能出现与客户争辩的情况。
    接到投诉的最初先说抱歉,聆听完对方的投诉后依然说抱歉。无论谁是谁非,给客户带来方便或者不悦,就需要道歉。不管客户投诉什么样的问题,都要认为投诉是给自己解释误会的良机。负责处理客户投诉的人,必须训练有素,能及时平复对方的情绪,先解决心情,再解决事情。心平气和地做出扼要又适当的解释,并感谢对方给予说明的机会。
    消费者投诉是由于饭店提供的服务和管理水平与消费者的需求和期望值不一致引起的。投诉是服务接触后非常重要的后续服务,饭店必须认真对待和处理投诉,以挽回由于服务失败而造成的声誉损失。主要有以下几点:
     1、理解投诉对企业的重要性 
    许多饭店害怕投诉,回避投诉。但实质上投诉是顾客给企业改正错误的机会。许多顾客对服务不满意并不投诉而采取不再光顾的做法,甚至告诉亲朋也不要光顾。这使饭店就无法拥有改正错误的机会,永远地失去了客人。
     2、了解顾客投诉的动机 
    不同的顾客怀有不同的目的前来投诉。有的是出于经济上的原因,希望得到经济补偿;有的是出于心理上的原因,希望通过投诉来求得心理平衡,满足自己能受到尊重和照顾的心理需求。
     3、提供能满足顾客投诉目的的补偿性服务 
     在客人投诉饭店时,饭店应从以下几方面着手解决: 
    认真倾听顾客诉说,保持冷静;同情、理解、安慰客人,并向客人致歉;
    给客人以足够重视;注意过程询问,记录要点;
    提出解决问题的具体措施,对顾客进行补偿,甚至是“超额”补偿;
    提出解决问题所需时间,顾客投诉时心情很急切,对于小问题,一线员工就能解决,对于大问题,也必须有一个迅速传递信息的渠道,使有权处理者能迅速来到现场解决问题,总之,尽最快速度解决问题;追踪、督促补救措施的执行。投诉得到解决后,饭店还应该进行跟踪,万一有什么顾客不满意的地方,还要继续补救。
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